STRUKTUR DAN DESAIN ORGANISASI

BAB I

PENDAHULUAN

A.           Latar Belakang

Organisasi merupakan wadah yang dibentuk oleh sekelompok orang (lebih dari satu) yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan atau sasaran bersama. Dari berbagai hal penting yang dapat dipahami dari pengertian organisasi adalah adanya kebutuhan untuk melakukan pembagian kerja diantara anggotanya dan kemudian melakukan koordinasi diantara berbagai departemen, unit kerja, atau kelompok-kelompok yang berbeda-beda. Bagaimana pekerjaan dibagi-bagi kemudian dikoordinasi kemudian merupakan upaya untuk membangun struktur organisasi.

Suatu organisasi dalam perkembangannya akan mengalami masa dimana organisasi itu mencapai kematangan dan ada pula masa dimana organisasi itu mengalami kemunduran. Untuk hal seperti itu diperlukan suatu strategi dimana organisasi dapat diadaptasikan berdasarkan kondisi-kondisi tertentu. Struktur dan desain organisasi sangat berguna untuk mengatasi kemunduran maupun kepatahan dalam sebuah organisasi yang mana organisasi tidak dapat lagi menjalankan tujuan sesuai dengan yang ditentukan. Kekuatan dalam sebuah organisasi ialah dimana peran dari anggota organisasi dalam membentuk struktur maupun desain dalam organisasi.

Maka dari itu, sangat penting mengetahui dan mengerti bagaimana struktur dan desain organisasi secara baik yang mampu digunakan dalam membangun organisasi. Organisasi yang baik ialah organisasi dengan struktur maupun desain organisasi yang baik.

B.            Tujuan

Untuk mengetahui bagaimana struktur dan desain organisasi dalam sebuah organisasi serta fungsi-fungsinya.

  

BAB II

PEMBAHASAN

STRUKTUR ORGANISASI

·           Struktur Organisasi :

Yaitu bentuk organisasi secara keseluruhan, yang merupakan gambaran mengenai kesatuan dari berbagai segmen organisasi atau dapat pula diartikan sebagai susunan pembagian tugas secara formal yang ada dalam sebuah organisasi.

Bagan Organisasi :

ü  Suatu gambaran lukisan dari struktur organisasi

ü  Gambaran struktur organisasi yang ditunjukkan dengan kotak-kotak atau garis-garis yang disusun menurut kedudukannya, yang masing-masing memuat fungsi tertentu dan satu sama lain dihubungkan oleh saluran wewenang.

·           Proses Terbentuknya Struktur Organisasi

·           Faktor – Faktor Pembentuk Struktur Organisasi

Salah satu faktor penting yang harus diperhatikan dalam merancang struktur organisasi adalah seberapa jauh kebutuhan untuk melakukan diferensiasi dan integrasi.

1.         Diferensiasi dibedakan menjadi:

ü  Horisontal (pembagian kerja didasarkan pada spesialisasi)

ü  Vertikal (pembagian kerja didasarkan pada hirarkhi, otoritas, atau rantai komando).

ü  Spasial (pembagian pekerjaan didasarkan pada wilayah geografis).

2.      Integrasi atau koordinasi dilakukan dengan cara:

ü  Formalisasi (kebijakan, aturan, prosedur)

ü  Sentralisasi (lokus pembuat kebijakan)

ü  Rentang kendali (membatasi jumlah anak buah yang harus diawasi)

ü  Standardisasi (kerja, keahlian, output).

3.    Strategi Organisasi

Struktur organisasi adalah salah satu sarana yang digunakan manajemen untuk mencapai sasarannya. Karena sasaran diturunkan dari strategi organisasi secara keseluruhan, logis kalau strategi dan struktur harus terkait erat. tepatnya, struktur harus mengikuti strategi. Jika manajemen melakukan perubahan signifikan dalam strategi organisasinya, struktur pun perlu dimodifikasi untuk menampung dan mendukung perubahan ini. Sebagian besar kerangka strategi dewasa ini terfokus pada tiga dimensi -inovasi, minimalisasi biaya, dan imitasi- dan pada desain struktur yang berfungsi dengan baik untuk masing-masing dimensi.

Strategi inovasi adalah strategi yang menekankan diperkenalkannya produk dan jasa baru yang menjadi andalan. Strategi minimalisasi biaya adalah strategi yang menekankan pengendalian biaya secara ketat, menghindari pengeluaran untuk inovasi dan pemasaran yang tidak perlu, dan pemotongan harga. Strategi imitasi adalah strategi yang mencoba masuk ke produk-produk atau pasar-pasar baru hanya setelah viabilitas terbukti.

4.    Usia dan besaran organisasi

Ada beberapa hipotesis tentang usia dan besaran organisasi terhadap strukturnya

-         Semakin tua organisasi maka semakin terformalisasi perilakunya.

-         Semakin besar organisasi maka unit-unitnya makin terspesialisasi

-         Semakin tua organisasi semakin meningkat jenjang hirarkinya

-         Semakin tua organisasi semakin memerlukan koordinasi antar unit

5.    Teknologi

Istilah teknologi mengacu pada cara sebuah organisasi mengubah input menjadi output. Setiap organisasi paling tidak memiliki satu teknologi untuk mengubah sumber daya finansial, SDM, dan sumber daya fisik menjadi produk atau jasa.

6.    Kondisi lingkungan

Lingkungan sebuah organisasi terbentuk dari lembaga-lembaga atau kekuatan-kekuatan di luar organisasi yang berpotensi memengaruhi kinerja organisasi. Kekuatan-kekuatan ini biasanya meliputi pemasok, pelanggan, pesaing, badan peraturan pemerintah, kelompok-kelompok tekanan publik, dan sebagainya.

Struktur organisasi dipengaruhi oleh lingkungannya karena lingkungan selalu berubah. Beberapa organisasi menghadapi lingkungan yang relatif statis -tak banyak kekuatan di lingkungan mereka yang berubah. Misalnya, tidak muncul pesaing baru, tidak ada terobosan teknologi baru oleh pesaing saat ini, atau tidak banyak aktivitas dari kelompok-kelompok tekanan publik yang mungkin memengaruhi organisasi. Organisasi-organisasi lain menghadapi lingkungan yang sangat dinamis -peraturan pemerintah cepat berubah dan memengaruhi bisnis mereka, pesaing baru, kesulitan dalam mendapatkan bahan baku, preferensi pelanggan yang terus berubah terhadap produk, dan semacamnya. Secara signifikan, lingkungan yang statis memberi lebih sedikit ketidakpastian bagi para manajer dibanding lingkungan yang dinamis. Karena ketidakpastian adalah sebuah ancaman bagi keefektifan sebuah organisasi, manajemen akan menocba meminimalkannya. Salah satu cara untuk mengurangi ketidakpastian lingkungan adalah melalui penyesuaian struktur organisasi.

7.    Pengendalian kekuasaan

Dalam sebuah organisasi terdapat sebuah garis kekuasaan dari pucuk pimpinan dimana kekuasaan diatur oleh pimpinan. Ketika pengendalian dilakukan secara pertisipatif maka strukutur organisasi cenderung kearah perluasan funsional dari setiap lini dan begitu pun sabaliknya.

·           Perkembangan Organisasi dan Restrukturisasi

 

 

·        Fungsi struktur organisasi

1.      Hubungan pelaporan

Kepada siapa suatu jabatan atau seseorang harus melapor.

2.      Alokasi tugas dan tanggung jawab

Menjelaskan mengenai tugas dan tanggung jawab seorang pejabat yang menunjukkan lingkup tugas dan tanggung jawabnya.

3.      Pengelompokan menurut fungsi

Karyawan dengan pekerjaan yang sama dikelompokkan satu bagian dari organisasi, dan dipimpin oleh atasan yang sama.

·           Macam struktur organisasi

A.    Struktur fungsional

Kegiatan yang disatukan khusus untuk aktivitas tertentu.

B.     Struktur produk

Dikelompokkan menurut jenis produk.

Namun kedua struktur di atas memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Salah satu kelebihan dari struktur fungsional yaitu paling sesuai dengan lingkungan yang stabil.

·           Hubungan Vertikal dan Horizontal dalam Organisasi

Alat untuk melakukan hubungan vertical :

1.      Hirarki

Hubungan ini melalui saluran hubungan perintah dan laporan.

2.      Peraturan dan prosedur

Jika permasalahan yang muncul berulang-ulang dan keputusan yang diambil juga berulang, maka alat hubungan vertical yang digunakan adalah peraturan dan prosedur yang memberi petunjuk.

3.      Rencana dan jadwal

Dengan rencana dan jadwal yang terinci, maka tingkatan hirarki  dapat malaksanakan kegiatannya, dengan syarat sesuai jadwal dan rencana.

4.      Penambahan tingkat/posisi pada hirarki

Dengan adanya pengembangan organisasi maka perlu pula ada penambahan posisi sesuai kebutuhan.

5.      System informasi

Membuat kapasitas pengolahan informasi menjadi lebih besar, sehingga informasi lebih merata.

Alat hubungan horizontal :

1.      Dokumen tertulis

Dokumen ini merupakan alat hubungan horizontal yang sederhana.

2.      Kontak langsung

Komunikasi secara langsung antara bagian-bagian yang ada kaitannya.

3.      Penghubung

Ada tugas khusus untuk melakukan komunikasi/koordinasi dengan bagian lain mengenai kegiatan-kegiatan menyangkut kedua bagian.

4.      Satgas

Ini untuk menghubungkan lebih dari dua bagian sekaligus.

5.      Integrator

Bertugas mengkoordinasikan kegiatan beberapa bagian organisasi.

DESAIN ORGANISASI

Ada dua model ekstrem dari desain organisasi.

·           Model mekanistis, yaitu sebuah struktur yang dicirikan oleh departementalisasi yang luas, formalisasi yang tinggi, jaringan informasi yang terbatas, dan sentralisasi.

·           Model organik, yaitu sebuah struktur yang rata, menggunakan tim lintas hierarki dan lintas fungsi, memiliki formalisasi yang rendah, memiliki jaringan informasi yang komprehensif, dan mengandalkan pengambilan keputusan secara partisipatif.

·           Henry Mintzberg : Bahwa setiap organisasi terdapat 5 bagian dasar :

1.      The operating care ( unit pelaksana )

Pegawai yang melaksanakan pekerjaan dasar yang berhubungan dengan produksi dari produk dan jasa.

2.      The strategic apex ( pimpinan puncak )

Diberi tanggung jawab keseluruhan untuk organisasi itu.

3.      The middle line ( pimpinan menengah )

Para manajer yang menjadi penghubung antara pelaksana dengan pimpinan puncak.

4.      The technostructure ( fungsional )

Para analisis yang bertanggung jawab dengan memberikan standardisasi tertentu dalam organisasi.

5.       The suppart staff ( staf dalam organisasi )

Orang-orang yang mengisi unit staf yang memberi dukungan pada organisasi.

 

Desain organisasi adalah sebuah proses yang meliputi enam elemen :

·           Spesialisasi kerja : adanya pembagian kerja yang dibagi menjadi beberapa bagian atau Sejauh mana tugas-tugas dalam organisasi dibagi-bagi ke dalam beberapa pekerjaan tersendiri.

·           Departementalisasi : Dasar yang dipakai untuk mengelompokkan pekerjaan secara bersama-sama. Berdasarkan fungsi, produk, letak geografis, proses, dan jenis costumer

·           Ada rantai komando : Garis wewenang yang tanpa putus yang membentang dari puncak organisasi ke eselon paling bawah dan menjelaskan siapa bertanggung jawab kepada siapa. Sehingga banyaknya karyawan yang dibawahi harus dibatasi agar efektif dan efisien.

·           Sentralisasi dan Desentralisasi
Sentralisasi : pengambilan keputusan secara terpusat pada satu titik dalam organisasi.
Desentralisasi : pengambilan keputusan dari level bawah yang terkait langsung dengan aksi

·           Formalisasi : ada standardisasi pada setiap organisasi sehingga perilaku karyawan mengikuti aturan dan prosedur yang telah ditentukan.

·           Rentang kendali : Jumlah bawahan yang dapat diarahkan oleh seorang manajer secara efisien dan efektif.

·           Bentuk Desain Organisasi

1.         Struktur Sederhana

Struktur sederhana adalah sebuah struktur yang dicirikan dengan kadar departementalisasi yang rendah, rentang kendali yang luas, wewenang yang terpusat pada seseorang saja, dan sedikit formalisasi. Struktur sederhana paling banyak dipraktikkan dalam usaha-usaha kecil di mana manajer dan pemilik adalah orang yang satu dan sama. Kekuatan dari struktur ini adalah kesederhanaannya yang tercermin dalam kecepatan, kefleksibelan, ketidakmahalan dalam pengelolaan, dan kejelasan akuntabilitas. Satu kelemahan utamanya adalah struktur ini sulit untuk dijalankan di mana pun selain di organisasi kecil karena struktur sederhana menjadi tidak memadai tatkala sebuah organisasi berkembang karena formalisasinya yang rendah dan sentralisasinya yang tinggi cenderung menciptakan kelebihan beban (overload) di puncak.

Struktur Sederhana digunakan :

a.         Jika Organisasi masih sederhana dengan jumlah pegawai sedikit.

b.        Jika organisasi pada tahap permulaan pengembangan.

c.         Lingkungannya sederhana dan dinamis.

d.        Organisasi menghadapi krisis atau serangan.

e.         Pimpinan organisasi juga sebagai pemilik.

2.         Struktur Birokrasi mesin

Birokrasi mesin adalah sebuah struktur dengan tugas-tugas operasi yang sangat rutin yang dicapai melalui spesialisasi, aturan dan ketentuan yang sangat formal, tugas-tugas yang dikelompokkan ke dalam berbagai departemen fungsional, wewenang terpusat, rentang kendali yang sempit, dan pengambilan keputusan yang mengikuti rantai komando.

Kekuatan utama birokrasi ada kemampuannya menjalankan kegiatan-kegiatan yang terstandar secara sangat efisien, sedangkan kelemahannya adalah dengan spesialisasi yang diciptakan bisa menimbulkan konflik-konflik subunit, karena tujuan-tujuan unit fungsional dapat mengalahkan tujuan keseluruhan organisasi. Kelemahan besar lainnnya adalah ketika ada kasus yang tidak sesuai sedikit saja dengan aturan, tidak ada ruang untuk modifikasi karena birokrasi hanya efisien sepanjang karyawan menghadapi masalah yang sebelumnya telah mereka hadapi dan sudah ada aturan keputusan terprogram yang mapan.

Struktur Birokrasi digunakan :

a.       Untuk organisasi ukuran besar, lingkungan yang stabil dan sederhana, teknologi dari pekerjaan rutin yang dapat distandarisasi.

b.      Pada perusahaan produksi massal, organisasi jasa dengan aktivitas yang sederhana diulang-ulang.

3.         Struktur birokrasi Profesional

Birokrasi profesional memberi kesempatan kepada organisasi untuk mempekerjakan spesialis yang sangat terlatih bagi operating carenya sambil tetap memperoleh efisiensi dari standarisasi. Kekuatan birokrasi profesional bahwa dapat mengerjakan tugas yang terspesialisasi, yang membetuhkan keterampilan profesional yang sangat terlatih dan efisien. Kelemahannya yakni adanya kecenderungan berkembangnya konflik antar subunit dan para spesialis kurang bertekad mengikuti aturan yang kaku yang tidak dapat disesuaikan dengan kondisi yang unik atau berubah.

Birokrasi Profesional digunakan :

Paling baik digunakan untuk organisasi ukuran besar, lingkungan yang stabil dan kompleks dan teknologi rutin diinternalkan lewat profesionalisasi.

4.         Struktur Divisional

Kekuasaan dalam struktur divisional terletak pada manajemen menengah. Bahwa struktur divisional adalah sejumlah unit yang otonom. Karena divisi-divisi tersebut berdiri sendiri, maka memberi kontrol yang cukup besar kepada manajemen menengah-para manajer divisi. Setiap divisi umumnya otonom, dimana para manajer divisi bertanggung jawab atas prestasi dan berwenang mengambil keputusan strategis dan operasional. Kekuatan dari struktur divisional adalah berusaha menyelesaikan masalah dari unit fungsional yang cenderung menyampingkan tujuan keseluruhan organisasi. Bahwa unit otonominya dapat dipotong dengan dampak minimal terhadap seluruh organisasi. Terciptanya bisnis yang berdiri sendiri dalam sebuah bisnis. Kelemahan struktur ini kadang terjadi duplikasi kegiatan dan fungsi yang dapat meningkatkan biaya organisasi dan mengurangi efisiensi. Bentuk divisional menimbulkan masalah kordinasi, karena pegawai susah di mutasi dari divisi satu ke yang lainnya.

Struktur Divisional digunakan :

-            Untuk menjadi organisasi multi produk dan pasar maka bentuk divisional lebih disukai dibanding birokrasi mesin.

-            Peningkatan besaran organisasi mendorong gerakan kerah struktur divisional. Divisionalisasi hanya mungkin jika sistem teknis dari organisasi dapat dipisahkan secara efisien kedalam segmen-segmen, masing-masing satu untuk setiap divisi.

5.         Adhocracy

Organisasi ini tidak mempunyai hirarki yang mantap, tidak ada departemen yang permanen, tidak mempunyai peraturan yang diformalisasi, dan tidak ada prosedur standar untuk menghadapi masalah rutin. Kekuatan struktur ini punya kemampuan cepat menanggapi perubahan serta inovasi, dan memungkinkan kordinasi dari berbagai spesialis. Jika spesialis dari berbagai disiplin dibutuhkan untuk bekerjasama, serta tugas-tugas yang bersifat teknis yang tidak terprogram dan terlalu kompleks untuk ditangani satu orang, maka adhocracy merupakan alternatif yang digunakan. Kelemahan  yakni konflik yang merupakan hal biasa pada struktur ini. Menciptakan tekanan sosial dan ketegangan psikologis bagi para anggotanya, pegawai merasa sukar menanggapi perubahan yang cepat. Kompigurasi yang tidak efisien, dan sangat rentan.

Adhocracy digunakan :

-            Lebih disukai pada tahap permulaan dari daur hidup organisasi, karena pada saat itu organisasi membutuhkan fleksibilitas ketika mencoba mengidentifikasi pasarnya dan menentukan pencapaian tujuannya.

BAB III

KESIMPULAN

Struktur dan desain organisasi sangat penting dalam sebuah organisasi karena menentukan proses kerja dan pembagian kerja dalam sebuah organisasi. Efisiensi dalam organisasi ditentukan pula oleh struktur dan desain organisasi. Struktur dan desain organisasi digunakan sesuai dengan kondisi atau bentuk dari organisasi itu sendiri sehingga memungkinkan kreatifitas dari anggota organisasi. Dari berbagai hal penting yang dapat dipahami dari pengertian organisasi adalah adanya kebutuhan untuk melakukan pembagian kerja diantara anggotanya dan kemudian melakukan koordinasi diantara berbagai departemen, unit kerja, atau kelompok-kelompok yang berbeda-beda. Bagaimana pekerjaan dibagi-bagi kemudian dikoordinasi kemudian merupakan upaya untuk membangun struktur organisasi.